La fattura elettronica ha soppiantato, dall’inizio del 2019, la vecchia fattura cartacea. Dal 1° Gennaio infatti, ogni azienda o lavoratore privato in possesso di partita IVA ha dovuto fare i conti con questa nuova modalità di fatturazione. Cosa è realmente cambiato? Quali sono le novità della fatturazione elettronica?
Innanzitutto, sembra banale a dirsi, ma non è più in formato cartaceo. Si presenta infatti come formato XLM, e dunque necessita di un software o un’applicazione apposita per la sua compilazione. L’Agenzia delle Entrate ha rilasciato alcune predisposizioni per poter emettere fatture elettronica. Si può accedere al sito dell’Agenzia delle Entrate ed entrare nel portale “Fatture e Corrispettivi”; dopo una registrazione rapida, o utilizzando SPID o CNS è possibile usufruire del servizio di emissione di fattura digitale. Un altro metodo prevede di scaricare un apposito software su PC; infine, dagli stores Android ed Apple, si può scaricare un’APP dal nome Fatturae. Come è chiaro serve dunque un computer, uno smartphone ed una connessione internet per emettere la fattura elettronica.
Come cambia il fattore “compilazione”? Che sia attraverso portale, software o app bisogna innanzitutto generare una nuova fattura cliccando sull’apposito pulsante. Nella nuova fattura bianca va inserito il destinatario che può essere un soggetto dell pubblica amministrazione oppure un soggetto privato. Nel primo caso basta inserire la ragione sociale e sarà il sistema stesso ad individuarlo; nel secondo caso devono essere inseriti tutti i dati del soggetto privato compresa la partita IVA e il codice identificativo. Piccolo consiglio: salva il destinatario in modo da potere avere tutti i suoi dati a portata di un clic nelle fatture successive.
Al contrario delle fatture cartacee, in quelle elettroniche il numero progressivo e la data appaiono in automatico relativamente al giorno in cui la fattura viene compilata. Questi dati non sono in alcun modo modificabili.
Nel campo descrizione va inserita una sintetica informazione circa il servizio o prodotto offerto. Dopo aver indicato l’importo da fatturare, da un menù a tendina si deve scegliere la percentuale IVA da applicare nello specifico caso. Se i servizi o i prodotti sono più d’uno l’operazione va ripetuta per il numero di beni o servizi erogati.
A questo punto si inseriscono la data di scadenza della fattura e i dati per il bonifico a saldo. In particolari situazioni si può avere a che fare con l’aggiunta di codici e allegati; il codice Cig/Cup per esempio è inserito nel caso la fattura interessi la pubblica amministrazione (gare e appalti). Tra gli allegati si annoverano i giustificativi di spese.
Dimenticate la fatica di dovere conservare tutte le copie delle fatture emesse, di dover prenotare un appuntamento con il commercialista sperando che tutto quadri alla perfezione. Basta un clic su Invia. Se c’è qualche errore nella compilazione sarà il software stesso a controllare e a metterlo in evidenza in modo che possa essere corretto prima dell’invio definitivo.
Cosa succede al documento dopo l’invio? Il Sistema d’Interscambio (SdI) verifica le informazioni contenute nella fattura affinché siano valide e corrette e controlla che la partita IVA del fornitore e la P.I. o Codice Fiscale del cliente siano presenti nell’Anagrafe Tributaria. Se l’SdL rileva un dato non corretto scarta la fattura e invia al soggetto che ha trasmetto il file xml una ricevuta di scarto con relativa motivazione. Se invece il Sistema ritiene la ricevuta corretta invia una ricevuta di recapito.
E le innumerevoli carpette con le ricevute cartacee da consegnare al commercialista? Scompaiono del tutto! Lo storico dei documenti è visionabile nella sezione Fatture inviate ed è continuamente aggiornato all’ultima fattura emessa. E anche il commercialista riceve immediatamente le fatture da voi emesse.